Kas ettevõtte raamatupidamine on jäänud mõneks kuuks tegemata? Ära paanitse – olukord on lahendatav. Mida varem hakkad mahajäämust likvideerima, seda lihtsam, kiirem ja soodsam on kasutada professionaalset raamatupidamisteenust olukorra korda tegemiseks.

Raamatupidamise edasilükkamiseks võib olla palju põhjuseid – ettevõttel on olnud kiire, raamatupidaja on vahetunud, dokumendid on kogunenud või on ettevõtluses olnud mõneks ajaks paus. Ühel hetkel avastad aga, et mitu kuud on raamatupidamises kajastamata. Oluline on sellises olukorras mitte jääda ootama, vaid hakata samm-sammult olukorda korrastama – vajadusel usaldusväärse raamatupidamisteenuse abiga.

1. Tee kõigepealt kindlaks, kui suur on mahajäämus

Esimese sammuna tuleks välja selgitada:

• millisest kuust alates on raamatupidamine tegemata;
• kui palju on selle perioodi jooksul olnud müügi- ja ostutehinguid;
• kas ettevõttel on töötajaid;
• kas ettevõte on käibemaksukohustuslane;
• millised deklaratsioonid on selle aja jooksul esitamata;
• kas pangakontod ja kassatehingud on raamatupidamises kajastamata;
• kas on toimunud tehinguid välisriikide või välismaiste platvormidega.

Alles pärast seda saab hinnata, kui suur töömaht tegelikult ees seisab.

2. Kogu kokku kõik puuduvad dokumendid

Raamatupidamise korrastamiseks on vaja võimalikult täielikku dokumentatsiooni. Kontrolli üle näiteks:

• müügiarved;
• ostuarved ja kuludokumendid;
• pangaväljavõtted;
• lepingud;
• palgaarvestuse andmed;
• põhivara dokumendid;
• laenulepingud ja muud finantseerimisega seotud dokumendid;
• välismaiste teenusepakkujate arved;
• e-poe või müügiplatvormide aruanded.

Kui mõni dokument on puudu, tasub see võimalusel hankida enne raamatupidamise taastamist. Nii väldid olukorda, kus sama perioodi tuleb hiljem mitu korda ümber teha.

3. Kontrolli, kas deklaratsioonid on esitatud

Raamatupidamise tegemata jätmine ei tähenda automaatselt, et ka deklaratsioonid on esitamata. Mõnikord on deklaratsioonid esitatud, kuid raamatupidamine ise on korrastamata. Teisalt võivad olla esitamata näiteks:

• käibedeklaratsioonid (KMD);
• tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioonid (TSD);
• ühendusesisese käibe aruanded (VD);
• OSS-deklaratsioonid;
• muud ettevõttele kohustuslikud aruanded.

Kui mõni deklaratsioon on esitamata või esitatud ebatäpselt, tuleb olukord üle kontrollida ja vajadusel deklaratsioonid parandada või esitada. Mida pikemaks asi jääb, seda suuremaks võib muutuda vigade ja võimalike maksukohustuste risk.

4. Ära hakka lihtsalt vanu kandeid suvaliselt sisestama

Kui mitu kuud on tegemata, võib tekkida kiusatus hakata dokumente lihtsalt ükshaaval süsteemi sisestama. See ei ole alati kõige parem lahendus.

Enne töö alustamist tuleks vaadata kogu perioodi tervikuna – eriti pangakontosid, maksukohustusi, klientide ja tarnijate saldosid ning varasemaid raamatupidamiskandeid. Nii saab aru, kas tegemist on ainult dokumentide sisestamisega või vajab kogu raamatupidamine põhjalikumat korrastamist. Just seetõttu tasub sellises olukorras kaasata kogenud raamatupidamisteenuse pakkuja, kes oskab tervikpilti kiiresti hinnata.

5. Kontrolli pangakontod üle

Pank on üks olulisemaid kohti, kust saab kontrollida, kas kõik tehingud on raamatupidamises kajastatud. Võrdle pangaväljavõtteid raamatupidamisega ning kontrolli näiteks:

• kas kõik laekumised on kajastatud;
• kas kõik maksed on kajastatud;
• kas ettevõtte poolt tasutud kulude kohta on olemas dokumendid;
• kas on tehtud omaniku või juhatuse liikme isiklikke sissemakseid või väljamakseid;
• kas pangakonto saldo vastab raamatupidamisele.

Panga ja raamatupidamise erinevused võivad sageli viidata sellele, et mõni tehing on jäänud kajastamata või on kajastatud valesti.

6. Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, tuleb olla eriti tähelepanelik

Käibemaksukohustuslase puhul võib mõne kuu pikkune viivitus tähendada juba mitme deklaratsiooni puudumist. Lisaks Eesti-sisestele tehingutele tuleb kontrollida ka Euroopa Liidu ja teiste riikidega seotud tehinguid. Näiteks e-poe puhul võivad mängu tulla:

• erinevate EL-i riikide klientidele tehtud müügid;
• OSS;
• ühendusesisene kaupade või teenuste soetamine;
• välismaised teenusepakkujad;
• müügiplatvormide teenustasud.

Selliste tehingute puhul ei piisa alati ainult arve sisestamisest – oluline on mõista ka tehingu maksustamist. Sellisel juhul on mõistlik kaasata raamatupidamisteenus, mille pakkujal on kogemus rahvusvaheliste ja e-kaubanduse tehingutega.

7. Kui töötajad on olemas, kontrolli ka palgaarvestus üle

Kui ettevõttel on töötajad, tuleb kontrollida, kas kõigi kuude palgaarvestus on tehtud ja vastavad TSD deklaratsioonid esitatud. Kontrollida tuleks muu hulgas:

• töötasud;
• puhkusetasud;
• haigushüvitised;
• maksuvabad hüvitised;
• tööandja kulud;
• TSD deklaratsioonid.

Palgaarvestuse puudujäägid võivad mõjutada nii ettevõtte maksukohustusi kui ka töötajate andmeid.

8. Kui aastaaruanne on juba esitamata, tuleb vaadata olukorda laiemalt

Kui raamatupidamine on tegemata pikema aja jooksul, võib mahajäämus ulatuda juba majandusaasta aruandeni. Sellisel juhul ei ole mõistlik keskenduda ainult jooksvale kuule. Kõigepealt tuleb korrastada varasem periood ja seejärel koostada vajalikud aruanded.

Oluline on saada ettevõtte raamatupidamisest tervikpilt, mitte lihtsalt „tagantjärele numbrid süsteemi sisse saada”.

9. Kui ise enam järge ei pea, küsi abi

Kui dokumente on kogunenud palju või puudub kindlus, kuidas tehinguid kajastada, ei ole mõtet olukorda veel mitu kuud edasi lükata. Just siin tuleb appi professionaalne raamatupidamisteenus: kogenud raamatupidaja saab kõigepealt hinnata, milline periood on tegemata, millised dokumendid puuduvad, millised deklaratsioonid vajavad kontrollimist, kui suur on töömaht ning millises järjekorras raamatupidamine korrastada.

Sageli on olukord palju lihtsam, kui alguses tundub.

Mida varem alustad, seda lihtsam on olukorda lahendada

Mitu kuud tegemata raamatupidamist ei tähenda, et ettevõte oleks lootusetus olukorras. Oluline on tegutseda süsteemselt ja mitte proovida kõike korraga – ning vajadusel kaasata usaldusväärne raamatupidamisteenus, kes aitab mahajäämuse kiiresti ja korrektselt likvideerida.

Kui sinu ettevõtte raamatupidamine on jäänud mõneks kuuks tegemata, võime kõigepealt üle vaadata, mis seisus raamatupidamine praegu on ja mida on vaja korda teha. Kawekal OÜ raamatupidamisteenus aitab ettevõtjatel korrastada raamatupidamist, koostada deklaratsioone ning korraldada edasine raamatupidamine nii, et mahajäämus enam ei tekiks.

Võta ühendust ja räägime läbi, millest oleks kõige mõistlikum alustada.